Informativa sulla privacy

1. A chi si applica questa Informativa

Questa Informativa sulla privacy si applica a:

• visitatori del nostro sito web
• aziende e utenti che creano un account o utilizzano il Servizio
• individui che interagiscono con un widget di chat, una pagina di prenotazione, un flusso di riunione o un canale di messaggistica basato su OneTwoAgent gestito da uno dei nostri clienti

Se sei un cliente finale che interagisce con un azienda che utilizza OneTwoAgent, tale azienda può controllare separatamente alcune delle informazioni raccolte tramite la propria area di lavoro. In questi casi, OneTwoAgent agisce come fornitore di servizi o responsabile del trattamento per conto di tale azienda per i dati elaborati tramite lo spazio di lavoro.

2. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo le seguenti categorie di informazioni.

2.1 Informazioni sull'account e sull'area di lavoro

Quando crei un account o utilizzi il Servizio, potremmo raccogliere:

• nome
• indirizzo e-mail
• nome dell'azienda o dell'azienda
• impostazioni dell'area di lavoro
• credenziali di autenticazione e crittografate password
• informazioni relative alla fatturazione elaborate dai nostri fornitori di servizi di pagamento

2.2 Contenuti aziendali e configurazione

Quando configuri il Servizio, potremmo raccogliere ed elaborare:

• URL del sito Web forniti dall'utente
• contenuto del sito Web importato nell'area di lavoro
• fonti di conoscenza che carichi o connetti
• testo, documenti, file, fogli di calcolo e altri materiali che aggiungi al tuo spazio di lavoro
• dati del catalogo, servizi, personale, posizioni, risorse, prezzi, durate e regole di prenotazione
• bot, widget e impostazioni di automazione
• configurazione di prompt, instradamento e trasferimento

2.3 Conversazione e lead dati

Quando il Servizio viene utilizzato per chat, messaggistica o prenotazione, potremmo raccogliere ed elaborare:

• conversazioni chat tra la tua azienda e gli utenti finali
• dettagli di contatto del cliente o del lead raccolti durante la conversazione, come nome, indirizzo email, numero di telefono e dettagli di prenotazione correlati
• metadati della conversazione come timestamp, canale, stato del messaggio e stato di trasferimento
• qualificazione risposte, intento di prenotazione, segnali di instradamento e risultati del passaggio successivo

2.4 Dati di prenotazione e riunione

Quando vengono utilizzate le funzionalità di prenotazione, pianificazione o riunione, potremmo raccogliere ed elaborare:

• richieste di prenotazione
• dettagli appuntamento e riunione
• servizio, tipo di riunione, luogo, personale e informazioni sulla disponibilità
• link della riunione e relativi al calendario metadati
• programmazione e conferme di prenotazione, promemoria e aggiornamenti

2.5 Dati dei servizi connessi

Quando colleghi servizi di terze parti, potremmo accedere ed elaborare solo i dati necessari per fornire la funzionalità attivata.

Ciò può includere:

• Informazioni sull'account Google necessarie per identificare l'account connesso
• Google Calendar disponibilità ed evento dati
• Google Docs, Google Sheets, Google Drive file o altri contenuti Google Workspace selezionati da te
• WhatsApp, Instagram, Telegram o altri dati di messaggistica elaborati tramite integrazioni abilitate
• Zoom o Dati della riunione correlati a Google Meet se abilitati nell'area di lavoro

2.6 Dati tecnici e di utilizzo

Potremmo raccogliere automaticamente:

• indirizzo IP
• tipo e versione del browser
• informazioni sul dispositivo e sul sistema operativo
• dati di registro
• analisi e informazioni sull'utilizzo
• cookie e dati di sessione

3. Come utilizziamo le informazioni

Utilizziamo i dati personali solo nella misura necessaria per gestire, proteggere, supportare e migliorare il Servizio e le sue funzionalità rivolte agli utenti.

Possiamo utilizzare le informazioni per:

• fornire, gestire e mantenere il Servizio
• autenticare gli utenti e proteggere gli account
• configurare ed eseguire chat, prenotazione, qualificazione, trasferimento e supporto flussi di lavoro
• elabora conversazioni e genera risposte assistite dall'intelligenza artificiale all'interno dell'area di lavoro
• importa, sincronizza, indicizza, aggiorna e utilizza le fonti di conoscenza selezionate da te
• visualizza o aggiorna informazioni su prenotazioni, riunioni, personale, posizione, catalogo e pianificazione
• invia conferme di prenotazione, promemoria, notifiche e messaggi operativi
• supporta il trasferimento dall'intelligenza artificiale al team umano membri
• fornire assistenza clienti e rispondere alle richieste
• elaborare pagamenti e fatturazione
• monitorare la sicurezza, prevenire abusi, indagare sugli incidenti e applicare i nostri termini
• migliorare l'affidabilità, la sicurezza e le prestazioni del Servizio rivolte agli utenti
• rispettare gli obblighi legali

Non vendiamo dati personali.

4. Servizi API di Google e dati utente di Google

Se colleghi i servizi Google a OneTwoAgent, accediamo e utilizziamo i dati utente di Google solo per fornire le funzionalità specifiche abilitate da Google che scegli all'interno del Servizio.

4.1 Informazioni sull'account Google

Potremmo utilizzare le informazioni di base dell'account Google, come l'identificatore dell'account e l'indirizzo email, per:

• identificare il Google connesso account
• visualizza lo stato della connessione nel tuo spazio di lavoro
• gestire le impostazioni di autenticazione e integrazione

4.2 Google Calendar dati

Se ti connetti a Google Calendar, potremmo accedere ai dati del calendario necessari per:

• leggere informazioni su disponibilità e pianificazione
• supportare i flussi di lavoro di prenotazione, riunione e disponibilità
• creare, aggiornare o annullare eventi del calendario quando richiesto dal utente
• supporta la configurazione automatica delle riunioni, inclusi i collegamenti Google Meet quando applicabile
• mantiene allineate la disponibilità del personale e la logica di prenotazione

4.3 Google Docs, Fogli, Drive e altri Google Workspace contenuti selezionati

Se ti connetti Google Docs, Google Sheets, Google Drive o contenuti Google Workspace correlati, potremmo accedere solo ai documenti, file o dati selezionati da te per:

• importare fonti di conoscenza nel tuo spazio di lavoro
• sincronizzare gli aggiornamenti alle fonti di conoscenza selezionate
• rispondere a domande all'interno del Servizio utilizzando le fonti selezionate
• supportare il catalogo, il flusso di lavoro e le funzionalità di conoscenza aziendale richieste da te

4.4 Come limitiamo l'uso dei dati utente di Google

Utilizziamo i dati utente di Google solo per fornire o migliorare le funzionalità rivolte agli utenti che sono prominenti in OneTwoAgent.

Non utilizziamo i dati utente di Google per:

• pubblicità
• vendita di dati
• profilazione non correlata
• sorveglianza
• formazione, perfezionamento o miglioramento dell'intelligenza artificiale generalizzata o di base o dei modelli di machine learning

Non trasferiamo i dati utente di Google a terze parti se non nella misura necessaria per fornire le funzionalità rivolte all'utente abilitate, per rispettare la legge o come altrimenti consentito dalle norme di Google.

Se modifichiamo il modo in cui accediamo o utilizziamo i dati utente di Google, aggiorneremo le presenti Norme sulla privacy e, ove richiesto, richiederemo il consenso prima di utilizzare i dati utente di Google nel nuovo modo.

5. Elaborazione dell'intelligenza artificiale

OneTwoAgent utilizza sistemi assistiti dall'intelligenza artificiale per aiutare le aziende a rispondere a domande, qualificare lead, supportare la prenotazione, fornire contesto di trasferimento ed eseguire altre funzioni dell'area di lavoro rivolte agli utenti.

Quando vengono utilizzate le funzionalità di intelligenza artificiale:

• il contenuto dell'area di lavoro, il contenuto delle conversazioni e le fonti di conoscenza connesse possono essere elaborati per generare risposte o azioni del flusso di lavoro all'interno del Servizio
• L'elaborazione dell'AI è limitata ai casi d'uso configurati dell'azienda all'interno del workspace
• Google Workspace i dati connessi al Servizio non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale o machine learning generalizzati o di base

Ove possibile, limitiamo l'elaborazione alle informazioni necessarie per fornire la funzionalità richiesta.

6. Basi giuridiche per il trattamento

Laddove si applichino GDPR o leggi simili, trattiamo i dati personali su una o più delle seguenti basi:

• Contratto: per fornire il Servizio richiesto
• Interessi legittimi: per proteggere, mantenere, migliorare e supportare il Servizio
• Consenso: ove richiesto, anche per determinati cookie o facoltativi integrazioni
• Obbligo legale: rispettare le leggi applicabili, i requisiti fiscali, contabili o normativi

7. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo cookie e tecnologie simili per:

• autenticazione e gestione delle sessioni
• sicurezza e prevenzione delle frodi
• ricordare le preferenze dell'utente
• analisi e misurazione dell'utilizzo del prodotto
• monitoraggio delle prestazioni e dell'affidabilità

Laddove richiesto dalla legge, chiediamo il consenso prima di utilizzare cookie non essenziali.

8. Come condividiamo le informazioni

Non vendiamo dati personali. Potremmo condividere i dati solo nelle seguenti situazioni.

8.1 Fornitori di servizi e sub-responsabili del trattamento

Potremmo condividere dati con fornitori di servizi affidabili che ci aiutano a gestire il Servizio, come i fornitori per:

• Elaborazione AI
• hosting e infrastruttura
• analisi e registrazione
• consegna email
• elaborazione dei pagamenti
• assistenza clienti e operazioni di sicurezza

Questi fornitori possono elaborare i dati solo su nostre istruzioni e solo se necessario per fornirci il servizio pertinente.

8.2 Integrazioni di terze parti abilitate da te

Se colleghi Google, WhatsApp, Instagram, Telegram, Zoom o altri servizi di terze parti, le informazioni potrebbero essere condivise secondo necessità per fornire tali integrazioni e le funzionalità rivolte agli utenti abilitate.

8.3 Condivisione controllata dall'area di lavoro

Se utilizzi OneTwoAgent come cliente aziendale, le informazioni potrebbero essere visibili agli utenti che autorizzare all'interno del tuo spazio di lavoro, inclusi amministratori, membri dello staff e membri del team in base alle autorizzazioni configurate.

8.4 Motivi legali

Potremmo divulgare informazioni se richiesto dalla legge o se ragionevolmente necessario per:

• rispettare gli obblighi legali
• rispondere a richieste legittime delle autorità pubbliche
• applicare i nostri termini
• proteggere i nostri diritti, utenti o la sicurezza del Servizio
• investigare frodi, abusi o incidenti di sicurezza

8.5 Trasferimenti aziendali

Se siamo coinvolti in una fusione, acquisizione, finanziamento, riorganizzazione o vendita di beni, i dati potrebbero essere trasferiti come parte di tale transazione, soggetti a garanzie adeguate.

9. Trasferimenti internazionali di dati

I tuoi dati potrebbero essere trattati in paesi al di fuori del tuo Paese di residenza, anche al di fuori dello Spazio economico europeo.

Quando trasferiamo dati personali a livello internazionale, utilizziamo garanzie adeguate ove richiesto dalla legge, comprese protezioni contrattuali come Standard Contractual Clauses o meccanismi di trasferimento legali equivalenti.

10. Archiviazione e sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative ragionevoli e appropriate per proteggere i dati personali.

Queste misure possono includere:

• crittografia in transito utilizzando TLS
• crittografia di credenziali e token sensibili
• controlli di accesso e autenticazione
• autorizzazioni basate sul ruolo
• registrazione e monitoraggio
• backup e misure di ripristino
• controlli di sicurezza e processi di risposta agli incidenti

Nessun metodo di trasmissione o archiviazione è completamente sicuro, ma lavoriamo per proteggere i dati in modo appropriato per la natura del Servizio.

11. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario agli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy, a meno che la legge non richieda un periodo di conservazione più lungo.

A meno che non sia richiesto o configurato un periodo di conservazione diverso:

• i dati dell'account e dell'area di lavoro vengono conservati mentre l'account è attivo e per un periodo limitato dopo la chiusura secondo necessità per supporto, recupero e conformità legale
• i dati di conversazione possono essere conservati fino a 12 mesi a meno che non vengano eliminati prima dal cliente o richiesti più a lungo per motivi di sicurezza o legali
• i record di fatturazione e transazione possono essere conservati fino a 7 anni o come richiesto da law
• le fonti di conoscenza importate e i contenuti collegati possono essere conservati durante la connessione o la presenza nell'area di lavoro e successivamente per un periodo limitato, secondo necessità per la sincronizzazione, i backup e la conformità legale
• i registri e i record di sicurezza possono essere conservati per un periodo limitato, secondo quanto necessario per la prevenzione delle frodi, la prevenzione degli abusi e l'affidabilità del sistema

12. I tuoi diritti

A seconda della tua posizione, potresti avere diritti relativi ai tuoi dati personali, incluso il diritto di:

• accedere ai tuoi dati personali
• correggere dati imprecisi
• eliminare dati
• limitare o opporsi a determinati trattamenti
• ricevere una copia dei tuoi dati in formato portatile
• revocare il consenso laddove il trattamento sia basato sul consenso
• presentare un reclamo a un'autorità di controllo

Per esercitare i diritti sulla privacy, contattaci all'indirizzo privacy@onetwoagent.com.

Se sei un cliente finale che interagisce con un'azienda che utilizza OneTwoAgent, potresti anche dover contattare direttamente tale azienda, poiché potrebbe controllare i dati rilevanti dell'area di lavoro.

13. Privacy dei bambini

Il Servizio non è destinato a bambini di età inferiore a 16 anni e non raccogliamo consapevolmente dati personali da bambini di età inferiore a 16 anni. Se ritieni che un bambino ci abbia fornito dati personali, contattaci e adotteremo le misure appropriate.

14. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di tanto in tanto.

Se apportiamo modifiche sostanziali, aggiorneremo la data di "Ultimo aggiornamento" e, ove richiesto, forniremo ulteriore avviso tramite il Servizio o via e-mail. Se le modifiche influiscono sul modo in cui utilizziamo i dati utente di Google, aggiorneremo le informative e richiederemo il consenso ove richiesto prima di utilizzare tali dati nel nuovo modo.

15. Contattaci

Per domande o richieste relative alla privacy, contatta: