Polityka prywatności

1. Kogo dotyczy ta Polityka

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy:

• osób odwiedzających naszą witrynę
• firm i użytkowników, którzy tworzą konta lub korzystają z Usługi
• osób fizycznych, które wchodzą w interakcję z widżetem czatu opartym na OneTwoAgent, stroną rezerwacji, przepływem spotkań lub kanałem wiadomości obsługiwanym przez jednego z naszych klientów

Jeśli jesteś klientem końcowym wchodzącym w interakcję z firmą korzystającą OneTwoAgent, ta firma może oddzielnie kontrolować niektóre informacje gromadzone za pośrednictwem jej obszaru roboczego. W takich przypadkach OneTwoAgent działa jako usługodawca lub podmiot przetwarzający w imieniu tej firmy w zakresie danych przetwarzanych za pośrednictwem obszaru roboczego.

2. Informacje, które zbieramy

Zbieramy następujące kategorie informacji.

2.1 Informacje o koncie i obszarze roboczym

Gdy tworzysz konto lub korzystasz z Usługi, możemy gromadzić:

• nazwa
• adres e-mail
• nazwa firmy lub firmy
• ustawienia obszaru roboczego
• poświadczenia uwierzytelniające i zaszyfrowane hasła
• informacje związane z rozliczeniami przetwarzane przez nas dostawcy płatności

2.2 Treść i konfiguracja biznesowa

Podczas konfigurowania Usługi możemy gromadzić i przetwarzać:

• podane przez Ciebie adresy URL witryn
• treść witryn internetowych importowana do obszaru roboczego
• źródła wiedzy, które przesyłasz lub łączysz
• tekst, dokumenty, pliki, arkusze kalkulacyjne i inne materiały, które dodajesz do swojego obszaru roboczego
• dane katalogowe, usługi, personel, lokalizacje, zasoby, ceny, czas trwania i zasady rezerwacji
• bot, widżet i ustawienia automatyzacji
• konfiguracja podpowiedzi, routingu i przekazywania

2.3 rozmowy i dane potencjalnych klientów

Kiedy Usługa jest używana do czatu, wiadomości lub rezerwacji, możemy gromadzić i przetwarzać:

• rozmowy na czacie między Twoją firmą a użytkownikami końcowymi
• dane kontaktowe klienta lub potencjalnego klienta zebrane podczas rozmowy, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i powiązane szczegóły rezerwacji
• metadane rozmowy, takie jak znaczniki czasu, kanał, status wiadomości i status przekazania
• odpowiedzi kwalifikacyjne, zamiar rezerwacji, sygnały routingu i wyniki następnego kroku

2.4 Rezerwacja i dane spotkań

W przypadku korzystania z funkcji rezerwacji, planowania lub spotkań możemy gromadzić i przetwarzać:

• zapytania o rezerwację
• szczegóły spotkań i spotkań
• usługa, rodzaj spotkania, lokalizacja, personel i informacje o dostępności
• linki do spotkań i metadane związane z kalendarzem
• harmonogramy i potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia i aktualizacje

2.5 Usługa połączona dane

Gdy łączysz się z usługami stron trzecich, możemy uzyskiwać dostęp i przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do zapewnienia włączonej przez Ciebie funkcji.

Może to obejmować:

• Informacje o koncie Google niezbędne do identyfikacji połączonego konta
• Google Calendar dostępność i dane o wydarzeniach
• Google Docs, Google Sheets, Google Drive lub inna wybrana zawartość Google Workspace przez Ciebie
• WhatsApp, Instagram, Telegram lub inne dane z komunikatów przetwarzane poprzez włączone integracje
• Zoom lub Google Meet powiązane dane spotkań, jeśli są włączone w Twoim obszarze roboczym

2.6 Dane techniczne i użytkowe

Możemy automatycznie zbierać:

• adres IP
• typ i wersja przeglądarki
• informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym
• dane dziennika
• analityka i informacje o użytkowaniu
• pliki cookie i dane sesji

3. Jak wykorzystujemy informacje

Wykorzystujemy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne do obsługi, zabezpieczania, wspierania i ulepszania Usługi oraz jej funkcji dostępnych dla użytkownika.

Możemy wykorzystywać informacje w celu:

• świadczenia, obsługi i utrzymywania Usługi
• uwierzytelniania użytkowników i zabezpieczania kont
• konfigurowania i uruchamiania czatu, rezerwacji, kwalifikacji, przekazywania i wsparcia przepływów pracy
• przetwarzania rozmów i generowania Odpowiedzi wspomagane sztuczną inteligencją w obszarze roboczym
• importuj, synchronizuj, indeksuj, odświeżaj i korzystaj z wybranych przez Ciebie źródeł wiedzy
• wyświetlaj lub aktualizuj informacje o rezerwacji, spotkaniach, personelu, lokalizacji, katalogu i harmonogramie
• wysyłaj potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia, powiadomienia i komunikaty operacyjne
• wspieraj przekazywanie informacji od sztucznej inteligencji członkom zespołu ludzkiego
• zapewniaj obsługę klienta i odpowiadaj na prośby
• proces płatności i rozliczenia
• monitoruj bezpieczeństwo, zapobiegaj nadużyciom, badaj incydenty i egzekwuj nasze warunki
• poprawiaj niezawodność, bezpieczeństwo i działanie Usługi z myślą o użytkownikach
• przestrzegaj obowiązków prawnych

Nie sprzedajemy danych osobowych.

4. Usługi Google API i dane użytkownika Google

Jeśli połączysz usługi Google z OneTwoAgent, uzyskujemy dostęp do danych użytkownika Google i będziemy je wykorzystywać wyłącznie w celu zapewnienia określonych funkcji Google, które wybierzesz w Usłudze.

4.1 Informacje o koncie Google

Możemy używać podstawowych informacji o koncie Google, takich jak identyfikator Twojego konta i adres e-mail, aby:

• identyfikować połączone konto Google
• wyświetlać stan połączenia w Twoim obszarze roboczym
• zarządzaj ustawieniami uwierzytelniania i integracji

4.2 Google Calendar dane

Jeśli połączysz się z Google Calendar, możemy uzyskać dostęp do danych kalendarza potrzebnych do:

• czytania informacji o dostępności i harmonogramie
• wspierania procesów rezerwacji, spotkań i dostępności
• tworzenia, aktualizowania lub anulowania wydarzeń w kalendarzu na żądanie użytkownika
• wspierania automatycznego konfigurowania spotkań, w tym Google Meet linki, jeśli ma to zastosowanie
• zapewnij zgodność dostępności personelu i logiki rezerwacji

4.3 Google Docs, Arkusze, Dysk i inne wybrane treści Google Workspace

Jeśli połączysz się z Google Docs, Google Sheets, Google Drive lub powiązaną treścią Google Workspace, możemy uzyskać dostęp tylko do dokumentów, plików lub dane wybrane przez Ciebie w celu:

• importowania źródeł wiedzy do Twojego obszaru roboczego
• synchronizowania aktualizacji z wybranymi źródłami wiedzy
• odpowiadania na pytania w Usłudze przy użyciu wybranych źródeł
• wsparcia katalogu, przepływu pracy i funkcji wiedzy biznesowej wymaganych przez Ciebie

4.4 Jak ograniczamy wykorzystanie danych użytkownika Google

Korzystamy z danych użytkowników Google wyłącznie w celu zapewniania lub ulepszania funkcji dostępnych dla użytkownika, które są widoczne w OneTwoAgent.

Nie używamy danych użytkowników Google do:

• reklam
• sprzedaży danych
• niepowiązanego profilowania
• nadzór
• szkoleń, dostrajania ani ulepszania uogólnionych lub podstawowych modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego

Nie przekazujemy danych użytkowników Google stronom trzecim, chyba że jest to konieczne do zapewnienia uruchomionych przez Ciebie funkcji dostępnych dla użytkownika, w celu przestrzegania prawa lub w inny sposób dozwolone przez zasady Google.

Jeśli zmienimy sposób, w jaki uzyskujemy dostęp do danych użytkowników Google lub je wykorzystujemy, zaktualizujemy niniejszą Politykę prywatności i, w razie potrzeby, poprosimy o zgodę przed wykorzystaniem danych użytkowników Google w nowy sposób.

5. Przetwarzanie AI

OneTwoAgent korzysta z systemów wspomaganych sztuczną inteligencją, aby pomóc firmom odpowiadać na pytania, kwalifikować potencjalnych klientów, obsługiwać rezerwacje, zapewniać kontekst przekazania i wykonywać inne funkcje obszaru roboczego skierowane do użytkownika.

Kiedy używane są funkcje sztucznej inteligencji:

• treść obszaru roboczego, treść konwersacji i połączone źródła wiedzy mogą być przetwarzane w celu generowania odpowiedzi lub działań przepływu pracy w ramach Usługi
• Przetwarzanie AI jest ograniczone do przypadków użycia skonfigurowanych przez firmę w ramach usługi workspace
• Google Workspace dane połączone z Usługą nie są wykorzystywane do uczenia uogólnionej lub podstawowej sztucznej inteligencji lub modeli uczenia maszynowego

W miarę możliwości ograniczamy przetwarzanie do informacji niezbędnych do zapewnienia żądanej funkcji.

6. Prawne podstawy przetwarzania

W przypadku zastosowania GDPR lub podobnych przepisów, przetwarzamy dane osobowe w oparciu o jedną lub więcej z następujących podstaw:

• Umowa: świadczenie żądanej Usługi
• Uzasadnione interesy: zabezpieczenie, utrzymanie, ulepszanie i wsparcie Usługi
• Zgoda: w razie potrzeby, w tym w przypadku niektórych plików cookie lub opcjonalnych integracji
• Obowiązek prawny: przestrzeganie obowiązujących przepisów, wymogi podatkowe, księgowe lub regulacyjne

7. Pliki cookie i podobne technologie

Wykorzystujemy pliki cookie i podobne technologie w celu:

• uwierzytelniania i zarządzania sesją
• bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom
• zapamiętywania preferencji użytkownika
• analizy i pomiaru wykorzystania produktów
• monitorowania wydajności i niezawodności

Jeśli jest to wymagane przez prawo, prosimy o zgodę przed użyciem nieistotnych plików cookie.

8. Jak udostępniamy informacje

Nie sprzedajemy danych osobowych. Możemy udostępniać dane wyłącznie w następujących sytuacjach.

8.1 Dostawcy usług i podwykonawcy przetwarzania

Możemy udostępniać dane zaufanym dostawcom usług, którzy pomagają nam w obsłudze Usługi, np. dostawcom zajmującym się:

• AI przetwarzanie
• hosting i infrastruktura
• analiza i logowanie
• dostarczanie poczty e-mail
• przetwarzanie płatności
• obsługa klienta i operacje bezpieczeństwa

Dostawcy ci mogą przetwarzać dane wyłącznie na nasze polecenie i tylko wtedy, gdy jest to konieczne do świadczenia nam odpowiednich usług.

8.2 Integracje z innymi firmami włączone przez Ciebie

Jeśli połączysz się z Google, WhatsApp, Instagram, Telegram, Zoom lub innych usług stron trzecich, informacje mogą być udostępniane, jeśli jest to konieczne, aby zapewnić integrację i włączone funkcje dostępne dla użytkownika.

8.3 Udostępnianie kontrolowane w obszarze roboczym

Jeśli korzystasz z OneTwoAgent jako klienta biznesowego, informacje mogą być widoczne dla autoryzowanych przez Ciebie użytkowników w Twoim obszarze roboczym, w tym dla administratorów, członków personelu i członków zespołu na temat skonfigurowanych przez Ciebie uprawnień.

8.4 Przyczyny prawne

Możemy ujawnić informacje, jeśli jest to wymagane przez prawo lub jeśli jest to uzasadnione w celu:

• wypełniania obowiązków prawnych
• odpowiadania na zgodne z prawem żądania władz publicznych
• egzekwowania naszych warunków
• ochrony naszych praw, użytkowników lub bezpieczeństwa Usługi
• badania oszustw, nadużyć lub bezpieczeństwa zdarzenia

8.5 Transfery biznesowe

Jeśli jesteśmy zaangażowani w fuzję, przejęcie, finansowanie, reorganizację lub sprzedaż aktywów, dane mogą zostać przekazane w ramach tej transakcji, z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń.

9. Międzynarodowy transfer danych

Twoje dane mogą być przetwarzane w krajach poza krajem Twojego zamieszkania, w tym poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Kiedy przekazujemy dane osobowe za granicę, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, jeśli wymagają tego przepisy prawa, w tym zabezpieczenia umowne, takie jak Standard Contractual Clauses lub równoważne, zgodne z prawem mechanizmy przekazywania.

10. Przechowywanie i bezpieczeństwo danych

Podejmujemy rozsądne i odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych.

Środki te mogą obejmować:

• szyfrowanie podczas przesyłania przy użyciu TLS
• szyfrowanie wrażliwych danych uwierzytelniających i tokenów
• kontrola dostępu i uwierzytelnianie
• uprawnienia oparte na rolach
• rejestrowanie i monitorowanie
• kopie zapasowe i środki odzyskiwania
• przeglądy bezpieczeństwa i procesy reagowania na incydenty

Żadna metoda przesyłania ani przechowywania nie jest całkowicie bezpieczna, ale staramy się chronić dane odpowiednio do charakteru Usługi.

11. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności, chyba że prawo wymaga dłuższego okresu przechowywania.

O ile nie jest wymagany lub skonfigurowany inny okres przechowywania:

• dane konta i obszaru roboczego są przechowywane przez cały okres aktywności konta oraz przez ograniczony okres po jego zamknięciu, niezbędny do celów wsparcia, odzyskiwania i zgodności z prawem
• dane rozmów mogą być przechowywane przez okres do 12 miesięcy, chyba że zostaną wcześniej usunięte przez klienta lub wymagane dłużej ze względów bezpieczeństwa lub prawnych
• rejestracja rozliczeń i transakcji może być przechowywana przez okres do 7 lat lub zgodnie z wymogami prawa
• zaimportowane źródła wiedzy i powiązane treści mogą być przechowywane po podłączeniu lub obecności w obszarze roboczym oraz przez ograniczony okres później, jeśli jest to konieczne do synchronizacji, tworzenia kopii zapasowych i zapewniania zgodności z prawem
• dzienniki i zapisy bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez ograniczony okres, jeśli jest to konieczne do zapobiegania oszustwom, nadużyciom i niezawodności systemu

12. Twoje prawa

W zależności od Twojej lokalizacji możesz mieć prawa dotyczące swoich danych osobowych, w tym prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych
• poprawiania nieprawidłowych danych
• usuwania danych
• ograniczenia lub sprzeciwu wobec określonego przetwarzania
• otrzymać kopię swoich danych w formacie przenośnym
• wycofaj zgodę, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody
• złóż skargę do organu nadzorczego

Aby skorzystać z praw do prywatności, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@onetwoagent.com.

Jeśli jesteś klientem końcowym współpracującym z firmą korzystającą z OneTwoAgent, być może będziesz musiał skontaktować się bezpośrednio z tą firmą, ponieważ może ona kontrolować odpowiednie dane dotyczące obszaru roboczego.

13. Prywatność dzieci

Usługa nie jest przeznaczona dla dzieci poniżej 16 roku życia i nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16 roku życia. Jeśli uważasz, że dane osobowe przekazało nam dziecko, skontaktuj się z nami, a my podejmiemy odpowiednie kroki.

14. Zmiany w niniejszej Polityce prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności.

Jeśli wprowadzimy istotne zmiany, zaktualizujemy datę „Ostatniej aktualizacji” i, w razie potrzeby, przekażemy dodatkowe powiadomienie za pośrednictwem Usługi lub pocztą elektroniczną. Jeśli zmiany będą miały wpływ na sposób, w jaki wykorzystujemy dane użytkowników Google, zaktualizujemy ujawnienia i, jeśli będzie to wymagane, poprosimy o zgodę przed wykorzystaniem tych danych w nowy sposób.

15. Skontaktuj się z nami

W przypadku pytań lub próśb związanych z prywatnością skontaktuj się z: